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Como escrever um e-mail profissional

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O e-mail é ainda uma das formas mais eficazes de se dirigir profissionalmente para alguém.

Além da eficácia, o e-mail mantém uma formalidade na medida para que o relacionamento com o cliente seja construído com a seriedade que tem que ser, mas sem precisar ser tão rígida. A mensagem bem redigida pode ser clara, objetiva e em tom amigável.

O fato é que o e-mail é uma forma de comunicação que não vai desaparecer tão cedo, principalmente no mundo dos negócios.

Basta saber usar a ferramenta.

Então, vamos ao que interessa? A seguir, dicas que acredito te ajudar na hora de escrever um e-mail profissional.

 

6 dicas para quem quer criar um e mail profissional

1. Quem é seu público?
   Isso é essencial se você pretende acertar no “tom” da sua mensagem
   Certamente, se você tem uma relação mais estreita com o destinatário, com o qual já tiveram situações de descontrações em conversas, cabe um e-mail menos formal. Neste caso, um vocabulário mais adequado à intimidade já existente não tira a seriedade do assunto. É só não perder o foco daquilo que gostaria de transmitir e nunca esquecer de que o real motivo do e-mail é profissional.
2. Qual é o seu objetivo?
   Saber o que exatamente você quer passar é a melhor maneira de se fazer entender.Sim. Você estando convicto do real objetivo que te motivou a escrever o e-mail, fica mais fácil de transmitir seu desejo.E seja claro! Se você está mandando um conteúdo qualquer que precisa ser verificado com certa agilidade, escreva no assunto o que se trata, para que se identifique a importância logo de cara. No corpo do e-mail, coloque as informações necessárias para que o destinatário tenha a ação que você deseja e dentro do seu prazo.
3. Ser claro e objetivo em seus e-mails
   Os dias são corridos para a maioria das pessoas. Parece que não têm mais 24h. E isso precisa ser considerado na hora de escrever um e-mail. Imagina que quem o recebe pode ter apenas alguns minutos entre uma atividade e outra. Então, você precisa ser bem sucinto naquilo que precisa repassar, para que sua mensagem não fique sem a leitura que você deseja.
   Clareza e objetividade nos dias de hoje valem ouro.
4. Educação e respeito sempre
   Por mais que se tenha intimidade, é bom sempre lembrar que esse e-mail é de cunho profissional. Então, manter uma linha dentro de um ambiente de trabalho necessita, sempre, da educação com quem se fala e o respeito.Aliás, essas duas coisas precisam estar constantemente em todas as nossas ações, não é mesmo?Seja no profissional como no pessoal, a boa etiqueta precisa estar on.
5. Já revisou?
   É de suma importância que se faça uma revisão antes de enviar o e-mail.Ter um texto claro, sem margens para segundas interpretações e sem erro ortográfico transmite a ideia de profissionalismo que todo e-mail no meio de negócios necessita.Para não errar ortograficamente, tenho uma dica que uso aqui: escreva primeiro no Word. Ele, se estiver configurado para correção ortográfica, vai te pontuar erros até mesmo na concordância. Digitar palavras erradas é muito comum no dia a dia e esse recurso ajuda bastante.Quanto a ser claro naquilo que quer transmitir, leia e releia. Se tiver um colega ou alguma outra pessoa que leia também pra te ajudar, excelente!Tudo certo? Manda ver!
6. Mandou? Agora é acompanhar
   Por saber que, por dia, dezenas de e-mails podem ser recebidos, é interessante estar atento à resposta.Existem ferramentas de CRM que podem ser muito úteis, como RD Station ou Hubspot. Com elas, você consegue saber se o destinatário abriu seu e-mail, se clicou em algum link interno que tenha incluído e quantas clicaram. É bem útil! Essa é outra dica.Mas se passaram 2 dias do e-mail enviado e ele não foi aberto. Vale um segundo e-mail, bem cortês, reforçando o primeiro e se colocando à disposição para esclarecimentos.

 

5 Elementos que compõem seu e-mail

1. Assunto
   Esse espaço é super importante e, muitas vezes, depende dele a abertura do e-mail ou não. Nele tem, em poucas palavras, o que vai no corpo do e-mail. Mas para que se tenha a curiosidade e interesse na sua abertura, precisa ter as palavras que chamem atenção e desperte isso em quem recebe.
   Então, raciocine: o que me faria ter interesse em abrir esse e-mail? Se coloque no lugar do outro, nos seus interesses… e capricha!!
2. Cumprimento
   A primeira linha do e-mail é dedicada a uma saudação. Citar o nome de quem você está se dirigindo fica educado, personalizado e cria uma relação mais estreita.
3. Corpo do e-mail
   Nele irão conter todas as informações que precisam ser ditas. Neste espaço, você esmiúça de maneira clara, objetiva e, dependendo do caso, com técnicas de persuasão tudo que pretende alcançar e falar.
4. Encerramento
   Momento em que você reforça e complementa o que falou em todo corpo do e-mail. Pode usar para provocar uma ação ou algo parecido.
   Ex.: “Com isso, espero que esse e-mail tenha lhe ajudado a tomar uma decisão. Aguardo um breve retorno.”
5. Assinatura
   Aqui você se despede com sua assinatura.
   Nela pode conter seu nome e o cargo que você ocupa na empresa. Existe ainda a possibilidade de se programar uma assinatura automática, incluindo até mesmo sua logomarca.

 

Exemplo de um e-mail profissional

Prezado cliente Sandra Gouvêa

Espero que tenha gostado da proposta que a enviamos com as solicitações que nos fez em suas mensagens.

Nela, contém todas as informações do seguro que pretende contratar para sua residência, das coberturas padrões às adicionais.

Tentamos deixar claro todos os benefícios que terá na contratação, como as assistências técnicas disponíveis 24h.

Certos que a proposta atende suas necessidades iniciais, aguardamos sua resposta assim que decidir.

Continuamos à disposição para mais esclarecimentos.

Nosso contato continua o mesmo e, para facilitar, basta clicar no botão de whatsapp logo abaixo.

Nossa empresa agradece seu contato e interesse.

Atenciosamente, Flavio Peixoto – agente comercial.”

Esse conteúdo tem como propósito ajudar a você usar essa ferramenta super útil e com uma proposta bastante profissional.

Usando de maneira correta e seguindo as dicas citadas acima, certamente você vai estar entregando tudo que necessita para que seus negócios sejam um sucesso.

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